Modalités pratiques :
Le droit d’opposition
Les personnes doivent pouvoir s’opposer à la réutilisation par le responsable du fichier de leurs coordonnées à des fins de sollicitations, notamment commerciales, lors d’une commande ou de la signature d’un contrat. Une case à cocher, non cochée par défaut, doit leur permettre d’exprimer leur choix directement sur le formulaire ou le bon de commande à remplir. La simple mention de l’existence de ce droit dans les conditions générales n’est pas suffisante. Toute personne a le droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, au traitement de ses données, sauf si celui-ci répond à une obligation légale (ex : fichiers des impôts).
Les droits d’accès et de rectification
Toute personne peut, accéder à l’ensemble des informations la concernant, connaître l’origine des informations le concernant, accéder aux informations sur lesquelles le responsable du fichier s’est fondé pour prendre une décision le concernant (par exemple, les éléments qui auraient servi pour ne pas vous accorder une promotion ou le score attribué par une banque et qui a conduit au rejet de votre demande de crédit), en obtenir la copie (des frais n’excédant pas le coût de la reproduction peuvent être demandés), exiger que ses données soient, selon les cas, rectifiées, complétées, mises à jour ou supprimées.
Le droit à l’effacement
La personne concernée a le droit d’obtenir du responsable du traitement l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l’obligation d’effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :
Les données sont utilisées à des fins de prospections;
Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités initiales ;
La personne retire son consentement au traitement de ses données ;
La personne s’oppose au traitement et il n’existe pas de motif légitime impérieux ;
Le traitement est illicite ;
Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale
Le droit à la limitation du traitement
Il est possible de geler l’utilisation de données lorsque l’un des éléments suivants s’applique :
L’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel ;
Le traitement est illicite et la personne concernée s’oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
Le responsable de traitement n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins de traitements mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
La personne concernée s’est opposée au traitement, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
Le droit à la portabilité des données
Le droit à la portabilité offre aux personnes la possibilité de récupérer une partie de leurs données à caractère personnel dans un format ouvert et lisible par machine pour un usage personnel ou pour les transmettre à un tiers. Ce doit s’applique si les trois conditions suivantes sont réunies :
Le droit à la portabilité est limité aux données personnelles fournies par la personne concernée.
Le droit ne s’applique que si les données sont traitées de manière automatisée (les fichiers papiers ne sont donc pas concernés) et sur la base du consentement préalable de la personne concernée ou de l’exécution d’un contrat conclu avec la personne concernée.
L’exercice du droit à la portabilité ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers, dont les données se trouveraient dans les données transmises suite à une demande de portabilité.
Qui peut exercer cette demande ?
C’est à la personne voulant accéder à ses données personnelles qui doit en faire la demande. Cette personne peut donner un mandat à une personne de son choix pour exercer son droit d’accès. Dans ce cas, la personne choisie doit présenter un courrier précisant l’objet du mandat (exercice du droit d’accès), l’identité du mandant (identité du demandeur qui exerce son droit d’accès à ses données personnelles) et du mandataire (son identité). Elle doit justifier de son identité et de celle du demandeur. Pour les mineurs et les incapables majeurs, ce sont, selon les cas, les parents, le détenteur de l’autorité parentale ou le tuteur qui effectuent la démarche.
Les limites au droit d’accès
Le droit d’accès doit s’exercer dans le respect du droit des tiers : par exemple, il n’est pas possible de demander à accéder aux données concernant son conjoint ; un salarié d’une entreprise ne peut obtenir des données relatives à un autre salarié. De même, le droit d’accès ne peut porter atteinte au secret des affaires ou à la propriété intellectuelle (droit d’auteur protégeant le logiciel par exemple).
Le refus
Le responsable de traitement n’est pas tenu de répondre aux demandes de droit d’accès si :
elles sont manifestement infondées ou excessives notamment par leur caractère répétitif (par exemple, demandes multiples et rapprochées dans le temps d’une copie déjà fournie);
les données ne sont plus conservées / ont été effacées : dans ce cas, l’accès est impossible (ex : les enregistrements réalisés par un dispositif de vidéosurveillance sont conservés normalement 30 jours maximum. Ils sont détruits à l’issue de ce délai).
Si refus de la demande d’accès, le responsable de fichier motivera sa décision et informera le demandeur des voies et délais de recours permettant de la contester dans un délai d’un mois.
